Cas pratiques Correction de données personnelles erronées sur le certificat d’assurance AVS·AI

La présente communication décrit la marche à suivre si les données personnelles de la personne assurée figurant sur une carte AVS sont erronées.

Remarque préliminaire

De manière générale, le nouveau certificat d’assurance AVS/AI contient les données d’identification attribuées au nouveau numéro AVS à 13 chiffres dans la base de données UPI (UPI = Single Person Identification). Les caisses de compensation ne peuvent pas modifier ces données, respectivement informations personnelles de leur propre initiative.

Marche à suivre pour l’employeur

1. Si l’on constate lors de la réception d’un certificat d’assurance AVS/AI que les données personnelles (données d’identification) sont erronées, l’employeur s’adresse dans un premier temps à notre caisse de compensation (de manière générale à l’organe ayant établi le certificat AVS).
2. La caisse de compensation essaye alors de déterminer de quel type d’erreur il s’agit. Elle tentera de clarifier les règles d’orthographe du nom et, le cas échéant, fournir des recommandations pour la marche à suivre.

Marche à suivre pour la personne assurée

1. Si, après cette étape, aucune clarification n’a pu être faite concernant les différences (peut-être seulement supposées), la personne concernée peut remplir le formulaire «Demande de rectification des données personnes figurant dans un registre officiel de la Confédération» (cf. ci-après).
2. Ce formulaire est également disponible en français et en italien (cf. ci-après).
3. La personne assurée remet la demande dûment complétée avec les justificatifs requis au contrôle de l’habitant de sa commune de domicile. Etant donné que toutes les inscriptions de références sont fournies par les offices d’état civil (Info¬¬star) ou les autorités de migration (SYMIC) et que les communes de domicile disposent des copies des documents officiels qui ont été établis par les instances précitées, les communes peuvent déjà fournir une première évaluation lors du traitement des requêtes. Si la commune arrive à la conclusion que la requête est justifiée (différence manifeste entre le contenu du registre électronique et celui du document officiel), elle transmet la demande à l’organe compétent qui procèdera alors elle-même à de plus amples recherches pour corriger l’inscription dans le registre fédéral correspondant.
4. La personne assurée est informée par le contrôle de l’habitant, sous une forme appropriée, au moins sur le résultat de la demande et, si possible, sur l’éventuelle marche à suivre.
5. Cela signifie notamment que la personne assurée doit commander elle-même le nouveau certificat d’assurance AVS/AI (corrigé) auprès de la caisse de compensation compétente (c’est-à-dire la caisse de compensation auprès de laquelle l’employeur actuel est affilié).
6. IMPORTANT: il se peut que le numéro AVS figurant sur le nouveau certificat AVS diffère du numéro figurant sur l’ancien certificat (erroné).
7. Dans ce cas, le certificat doit absolument être présenté à l’employeur afin que celui-ci puisse actualiser les données personnelles pour assurer le bon déroulement des décomptes avec l’AVS.

Veuillez noter que quelques jours peuvent s’écouler entre la correction dans le registre fédéral (étape 5) et le retour à la base de données UPI et que les données ne sont donc pas immédiatement corrigées.