Diese Mitteilung beschreibt, wie vorzugehen ist, wenn auf einem AHV-Ausweis die Personalien der versicherten Person unrichtig sind.
Vorbemerkung
Grundsätzlich gilt: Auf dem neuen Versicherungsausweis der AHV/IV sind jene Identifikationsdaten vermerkt, die in der UPI-Datenbank der neuen 13-stelligen AHV-Nummer zugeordnet sind (UPI=Unique Person Identification). Diese Daten bzw. Personalien können die Ausgleichskassen nicht von sich aus abändern.
Vorgehen des Arbeitgebers
- Wird bei Erhalt des neuen Versicherungsausweises AHV/IV festgestellt, dass die Personalien (Identifikationsdaten) in diesem Dokument einen Fehler enthalten, so wendet sich der Arbeitgeber in einem ersten Schritt an unsere Ausgleichskasse (allgemein gesprochen also an diejenige Stelle, die den AHV-Ausweis ausgestellt hat).
- Die Ausgleichskasse versucht festzustellen, um welche Art Fehler es sich handeln könnte, sie wird die Regeln der Namensschreibweisen erläutern und allenfalls Empfehlungen zum weiteren Vorgehen abgeben.
Vorgehen der versicherten Person
- Führt dies nicht zur Klärung der (evtl. nur vermeintlichen) Abweichungen, kann die betroffene Person das Formular «Antrag auf Berichtigung der Personalien in einem amtlichen Personenregister des Bundes» (s. unten) ausfüllen.
- Dieses Formular steht auch auf französisch und italienisch zur Verfügung (s. unten).
- Den ausgefüllten Antrag reicht die versicherte Person zusammen mit den erforderlichen Belegen der Einwohnerkontrolle ihrer Wohngemeinde ein. Da die meisten Referenzeinträge von den Zivilstandsämtern (Infostar) oder von den Migrationsämtern (ZEMIS) stammen und die Wohngemeinden über Kopien von offiziellen Dokumenten verfügen, die von diesen Instanzen ausgestellt wurden, können die Gemeinden bei der Bearbeitung der Anträge bereits eine erste Beurteilung abgeben. Kommt die Gemeinde zum Schluss, dass der Antrag begründet ist (eindeutige Unstimmigkeit zwischen dem Inhalt des elektronischen Registers und dem offiziellen Dokument), leitet sie den Antrag an die zuständige Stelle weiter, die dann ihrerseits Abklärungen vornimmt und den Eintrag im entsprechenden Bundesregister korrigiert.
- Die versicherte Person wird durch die Einwohnerkontrolle in geeigneter Form mindestens über das Ergebnis des Antrags informiert, wenn möglich auch über die weiteren Schritte.
- Dies bedeutet insbesondere, dass die versicherte Person selber bei der zuständigen Ausgleichskasse (d.h. bei der Ausgleichskasse, welcher der gegenwärtige Arbeitgeber angeschlossen ist) für sich einen neuen (angepassten) Versicherungsausweis AHV/IV bestellen muss.
- WICHTIG: Es kann vorkommen, dass nun die AHV-Nummerauf dem neuen Ausweis von derjenigen auf dem vorherigen (fehlerhaften) Ausweis abweicht.
- In einem solchen Fall muss der Ausweis dem Arbeitgeber unbedingt wieder vorgelegt werden, damit dieser seine Personalien für die korrekte Abrechnung mit der AHV aktualisieren kann.
Bitte berücksichtigen Sie, dass zwischen der erfolgten Korrektur im Bundesregister (Schritt 5) und der Rückmeldung an die UPI-Datenbank einige Tage vergehen können und die Daten somit nicht unmittelbar korrigiert sind.