Bei der Jahresabrechnung werden die aufgrund der – durch den Arbeitgeber eingereichten – Lohnmeldung definitiv geschuldeten Beiträge (AHV·IV·EO, ALV, FAK usw.) verglichen mit den unterm Jahr fakturierten Beiträgen.
Ergibt sich daraus eine Nachzahlung, kann es zu Verzugszinsen kommen, mit denen oft nicht mehr gerechnet wird. Solche unliebsamen Überraschungen lassen sich jedoch vermeiden, wenn die folgenden beiden Punkte beachtet werden:
Die Verordnung zum AHV-Gesetz schreibt vor, dass die «Lohnmeldung bis spätestens am 30. Januar des nachfolgenden Jahres» bei der Ausgleichskasse eintreffen muss, andernfalls auf nachzuzahlende Beiträge Verzugszinsen zu erheben sind. Solche Verzugszinsen laufen dann in jedem Fall bereits ab dem 1. Januar.
Auch zur Zahlungsfrist äussert sich die erwähnte Verordnung: Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage und beginnt bereits 1 Tag nach dem Rechnungsdatum zu laufen (unabhängig davon, wann die Jahresabrechnung effektiv zugestellt wird).
Der Zinssatz beträgt 5% pro Jahr; er gilt auch für den umgekehrten Fall, also wenn sich aus der Jahresabrechnung eine Rückerstattung von Beiträgen ergibt und die Ausgleichskasse die Rückzahlung nicht innert 30 Tagen nach Eingang der (vollständigen) Lohnmeldung vornimmt.
Diese Vorschriften sind für die Ausgleichskassen bindend, d.h. es besteht leider kein Raum für Kulanz.